令和4年11月30日壬生町住民課において、転出証明書を発行するにあたり同一世帯の別人を選択し処理を行い、誤った証明書を交付したことにより、特定個人情報の漏えいが発生しました。

転出証明書には、氏名、住所、性別、生年月日、本籍、筆頭者の氏名、住民票コードのほか個人番号（特定個人情報）が記載されておりました。

今後町は、再発防止に向け、特定個人情報の取扱いに細心の注意を払い、漏えい防止の徹底に努めてまいります。

 

 

　１.　経過

　

　令和4年11月30日（水）A氏が自身の転出手続きに来庁しました。職員がシステムにて処理する際、A氏と同一世帯であるB氏を選択し処理を行い、B氏の転出証明書をA氏へ交付してしまいました。

　同日、職員が処理内容の確認作業時において、転出の対象人物が異なっていることに気付き、誤処理および誤交付が判明しました。

　誤交付発覚から、差替えに至るまで、転出証明書はＡ氏の元にあり、他者の目には触れていないことから、個人情報漏えいによる二次被害のおそれはないものと判断いたしました。

 

 

　２.　発生後の対応

 

誤交付が判明した11月30日(水)、A氏に誤交付の旨を連絡し、謝罪をいたしました。翌12月1日(木)、職員がA氏を訪問し、誤って交付した転出証明書を回収し、本来交付すべき転出証明書を手交しました。

　令和4年12月2日(金)、B氏に電話にて謝罪を行うとともに経緯の説明をいたしました。

 

  ３.　原因

　 

　システム処理時に入力誤りが発見できなかったこと及び交付時の内容確認が不十分であったことから、誤交付が発生しました。

 

 

　４.　再発防止策 

 

　入力の際は、必ず届出書と入力画面を照合するという基本的な作業を確実に行うとともに、証明書を発行する際には、申請及び内容の十分な照合、確認を複数人で行うことについて徹底します。また、情報セキュリティーに関する職員向け研修を改めて実施するなど、職員に再度、個人情報を取り扱う事務の重要性を再認識させ、再発防止に努めてまいります。